Tagungen und Konferenzen perfekt organisieren
Egal ob Großkonzern oder Familienunternehmen: Tagungen und Konferenzen gehören zu den wichtigsten Geschäftsereignissen im Jahr. Eine professionelle Vorbereitung garantiert ein großartiges und perfektes Erlebnis, das sich letztlich im Erfolg Ihres Unternehmens widerspiegelt.
#Was ist eine Tagung, was ist eine Konferenz?
Eine Tagung ist, einfach gesagt, ein Treffen einer bestimmten Branche oder Interessengruppe. Sie kann als Ideenschmiede fungieren, um zu bestimmten Themen Lösungen oder Erkenntnisse auszutauschen. Eine Tagung ist normalerweise auf die Dauer von einem Tag beschränkt.
Eine Konferenz hingegen lässt größere Teilnehmergruppen zu und kann über einen längeren Zeitraum stattfinden.
Bei beiden Formen sind die Formate der Seminare, Vorträge und Keynotes gängig.
#Notwendige Vorbereitungen
Die Planung einer Tagung kann mehrere Monate dauern, für eine Konferenz solltest Du bis zu ein Jahr Vorlaufzeit rechnen. So bleibt dir genügend Zeit, Teilnehmer, Speaker, Inhalte, Location und Marketing im Auge zu behalten.
Nehme frühzeitig Kontakt zu Experten und Speakern auf, da von ihnen maßgeblich der Erfolg Deiner Veranstaltung abhängt.
#Die Location
Suche passend zu Deinem Event den Rahmen aus, in dem es stattfinden soll. Je nach Branche kommen hier unterschiedliche Orte infrage. Soll es klassisch sein, bieten sich Messen, Kongresszentren und Tagungshotels an. Darf es etwas ausgefallener sein, können besondere Lokalitäten und Einrichtungen die passende Wahl sein. Stelle hier einen Bezug zu Deinem Event-Thema her. Bedenke: Deine Gäste müssen anreisen, wohnen und verpflegt werden.
#Ausstattung
Was deine Location bieten soll, ist stark von dem Charakter deines Events abhängig. Dennoch gibt es ein paar Grundvoraussetzungen, die jeder Veranstaltungsort erfüllen muss:
Plane die Größe der Veranstaltungsräume möglichst passend zu Deiner Teilnehmerzahl. Überfüllte Räume sind ein No-Go, wohin gegen zu große Räume schnell leer und unattraktiv wirken.
Speaker, Vorträge und Präsentationen brauchen eine Bühne. Gehe sicher, dass von jedem Ort im Raum beste Sicht herrscht und alles verstanden werden kann. Stelle außerdem Präsentationsmedien wie Rednerpulte, Whiteboards, Beamer, Leinwände und Soundanlage sicher, um ein bestmögliches Erlebnis zu garantieren. Suche Dir Partner, die dir diese Ausstattung zur Verfügung stellen können, sollte Deine Location dies nicht auf Lager haben.
#Verpflegung und Catering
Mit der Verpflegung steht und fällt die Moral. Ob kleine Snacks und Getränke oder ganze Mahlzeiten: Engagiere ein Catering-Unternehmen, dass sich um die Bedürfnisse Deiner Gäste kümmern kann. So brauchst Du dir keine Gedanken machen um die Organisation von Essen und Getränke und kannst diesen Posten getrost an einen Dienstleister abgeben. Vor allem bei größeren Veranstaltungen solltest Du darauf achten, dass nicht nur Essen, Getränke, Geschirr und Besteck vorhanden ist, sondern auch ein Rundum-Service mit Personal, Auf- und Abbau und Full-Service angeboten wird.
